Gestão de Prazos em Processos de Regularização Imobiliária

O objetivo deste artigo é uma breve reflexão sobre a utilização de conceitos de gestão de projetos em processos de regularização imobiliária, com foco mais específico na gestão de prazos e suas nuances em projetos desta característica.

Conceituação e Abrangência

É fato que qualquer um que porventura já tenha cursado algum tipo de iniciativa de aprendizado em gestão de projetos, se depara logo no início com a seguinte pergunta: “Como aplicar isso no meu cotidiano?”.

Essa pergunta é inevitável, uma vez que as diretrizes constantes do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) são em essência um conjunto de melhores práticas e recomendações, cabendo ao profissional em seu cotidiano buscar a aplicação destes conceitos no dia a dia de seu universo de atuação.

Não existe uma fórmula universal pronta que se encaixe em qualquer questão de gestão de projetos. O que na verdade se busca é esta gestão com base nas melhores práticas e recomendações, tais quais as indicadas pelo PMI (Project Management Institute), através de seus conceitos, publicações e recomendações.

Sob esta óptica, da adequação do conceito à realidade de cada demanda e tipo de projetos, é que este artigo se baseia, na discussão sobre a aplicabilidade da área de conhecimento de prazos, no cotidiano de regularização imobiliária.

Identificação das Partes e Processos

Em um típico cenário de projeto em regularização imobiliária, com participação de consultoria especializada, temos três grandes partes envolvidas nos processos:

  • Interessado;
  • Consultoria Especializada;
  • Poder Público.

Neste aspecto, é de fundamental importância que cada parte envolvida tenha conhecimento dos aspectos inerentes às suas atribuições nos processos, bem como suas responsabilidades e ações necessárias de forma a aplicar as melhores práticas requeridas para a gestão dos prazos nos processos relacionados.

Ainda que um processo de regularização imobiliária reúna por vezes diferentes questões, alguns tópicos conceituais são de aplicação comum, independentemente da natureza e objeto do processo, tais como:

a) Interessado

  • Definição do uso a que se pretende para o imóvel em questão;
  • Conhecimento da envoltória legal de restrições de uso e arquitetura, no local onde o imóvel encontra-se localizado, no momento da concepção inicial do plano de negócio e decisão de investimento;
  • Incorporação dos prazos médios estimados para obtenção das licenças, alvarás e demais documentos necessários para regularização do imóvel em seu plano de negócio estabelecido para o empreendimento;
  • Maturação interna das definições arquitetônicas e de partido desejados antes do início dos processos de regularização, de forma a minimizar alterações futuras durante a etapa de regularização;
  • Conhecimento antecipado ao processo de regularização de toda a documentação do interessado e do imóvel que será necessário para obtenção dos alvarás, licenças e permissões necessárias;
  • Visão dos custos envolvidos nos processos de regularização.

b) Consultoria Especializada

  • Conhecimento detalhado do conjunto de desejos, necessidades e restrições por parte do interessado para o imóvel objeto de regularização;
  • Mapeamento dos processos, licenças e permissões necessárias para o imóvel do interessado;
  • Envolvimento desejável desde a etapa de concepção do negócio junto ao interessado de forma a subsidiar este com informações que permitam o correto entendimento dos riscos, imposições legais e prazos médios necessários para regularização;
  • Experiência de forma a antecipar na fase de preparação dos projetos de arquitetura, engenharia e processos, questões que possam impactar nos prazos de análise e aprovação dos órgãos públicos correspondentes;
  • Gestão ética, eficaz, ostensiva e contínua dos processos, controlando prazos e acompanhando evolução junto aos órgãos públicos aprovadores;
  • Visão holística em relação à interdependência de projetos e processos, conhecendo suas correlações e sequências de obtenção de licenças e alvarás;
  • Integração de todas as partes envolvidas por parte do interessado, incluindo gestão de prazos individualizados de cada parte, consultoria técnico-legal contínua e controle de entregas.

c) Poder Público

  • Análise dos projetos e documentação apresentada sob a ótica da legislação, normas e regulamentos vigentes;
  • Emissão de pedidos de esclarecimentos, ajustes ou complementações para melhor entendimento ou atendimento à legislação vigente;
  • Emissão dos alvarás, permissões e licenças.

EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Em uma abordagem prática e que permita um controle quantitativo dos prazos, entende-se que a EAP a ser desenhada para o projeto tenha como principais entregáveis o objetivo final do interessado: a regularização do imóvel e do uso e ocupação pretendidos com as eventuais intervenções físicas planejadas (reformas, construção nova, demolições, etc.).

Desta feita, a EAP usualmente é concebida levando-se em consideração a seguinte itemização:

a) Estrutura de Primeiro Nível

  • Atividades a Cargo do Interessado / Prepostos;
  • Atividades a Cargo da Consultoria;
  • Atividades a Cargo do Poder Público.

b) Estrutura de Segundo Nível

  • Estudos Preliminares, Licenças, Alvarás e Permissões.

c) Estrutura de Terceiro Nível

  • Fornecimento de Documentação por parte do interessado;
  • Pagamento de Guias e taxas;
  • Elaboração de Projetos, Atestados, etc.;
  • Emissão de Anotações de Responsabilidade Técnica (ART);
  • Elaboração e Protocolo de Processos;
  • Acompanhamento de Processos;
  • Aprovação de projetos legais (poder público);
  • Aprovação de processos de licenciamento / Regularização (poder público);

A estrutura adotada, ainda que pareça simples, tem fundamental importância na dinâmica do processo de controle de prazos, uma vez que permite uma identificação clara e de fácil comunicação e acompanhamento entre as partes interessadas (interessado e consultoria especializada), com estimativa inicial de prazos e controle de tarefas de forma contínua, com fácil verificação de cumprimento.

Além da EAP propriamente dita, é de fundamental importância a correta vinculação de dependência entre as tarefas, visto que por vezes o fluxograma de obtenção de licenciamentos é hierarquizado (ou seja, uma determinada licença só pode ser obtida após uma outra, etc.), documentos a serem apresentados que possuam validade possam ser providenciados no momento correto, pagamentos a serem realizados podem se previstos com maior antecedência e tarefas relacionadas a documentos pré-requisitos para processos podem ser melhor visualizadas pelo interessado e suas equipes responsáveis.

Poder Público – Prazos

Este talvez seja a maior questão atualmente de incerteza na gestão de prazos de processos de regularização de imóveis.

É de conhecimento geral, além da extensa burocracia e complexidade referente a documentação e ritos exigidos pelo poder público em processos de regularização, também a imprevisibilidade de prazos.

Assim, no que diz respeito ao controle de prazos nas etapas referentes ao poder público, usualmente se adotam prazos médios verificados em processos similares no passado, muito embasado na maioria das vezes na experiência adquirida pela consultoria especializada.

A variável de prazo do poder público sempre é um fator de risco em parte imponderável no processo, sendo assim extremamente recomendável que o interessado sempre elabore seus planos de negócios e iniciativas levando-se em consideração este fato e se possível, assessorado desde esta etapa conceitual por uma consultoria especializada na área de regularização que possa prover estimativas iniciais mais próximas da realidade verificada para cada órgão e local.

Conclusão

Conclui-se que a gestão de prazos em projetos de regularização imobiliária é uma prática possível e recomendável, desde que se estruture analiticamente as etapas do projeto de forma objetiva e levando-se em consideração as atividades a cargo de cada parte envolvida de forma objetiva, de forma a permitir ao longo do ciclo de vida do projeto que as partes consigam visualizar de forma simples os compromissos de prazo e consequências de não-cumprimento de cada um.

No caso específico de atividades a cargo do poder público, ainda que não seja possível controle ou gestão de prazos pelos interessados, sendo talvez hoje o maior risco atribuído a estes processos, é de boa prática ao menos utilizar experiência prévia em assuntos similares como fator de mitigação de risco nestes casos.

Artigo escrito por:

Gustavo Loiola Ferreira
Engenheiro Civil pela FAAP-SP, MBA em Gestão e Operação Rodoviária pela UFF-RJ e em Gestão de Projetos pela FIA-SP. 25 anos de experiência profissional no mercado brasileiro e internacional de obras, projetos e engenharia consultiva com foco em empreendimentos de grande porte em geral, PPPs, concessões, Infraestrutura e transportes e serviços públicos concessionados. Atualmente exerce o cargo de Gerente de Operações e PMO da Soluções Regularização Imobiliária

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